Un locataire quitte votre meublé après deux ans. Vous constatez un matelas taché, deux chaises manquantes et un micro-ondes en panne. Vous retenez une partie du dépôt de garantie, et le locataire conteste. Le juge vous demande votre inventaire du mobilier, votre état des lieux d’entrée et vos preuves.
Si l’un de ces documents est flou, incomplet ou absent, la retenue saute. La liste du mobilier en location meublée et l’état des lieux forment un couple juridique : l’un sans l’autre ne protège personne.
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Inventaire du mobilier en location meublée : ce que le décret impose vraiment
Le décret n° 2015-981 du 31 juillet 2015 fixe la liste minimale des équipements qu’un logement meublé doit contenir. Cette liste n’est pas une suggestion : un logement qui n’y satisfait pas peut être requalifié en location vide, avec des conséquences directes sur le bail et la fiscalité LMNP.
Voici les équipements obligatoires à fournir au locataire :
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- Literie complète avec couette ou couverture, dans chaque chambre occupée
- Dispositif d’occultation des fenêtres (volets, rideaux ou stores) dans les pièces destinées au sommeil
- Plaques de cuisson, four ou micro-ondes, réfrigérateur avec compartiment congélation atteignant au minimum -6 °C
- Vaisselle et ustensiles de cuisine en quantité suffisante pour le nombre d’occupants prévu au bail
- Table, sièges, étagères de rangement, luminaires et matériel d’entretien ménager adapté au logement
Respecter cette liste ne suffit pas toujours. Depuis 2024, des juridictions considèrent qu’un mobilier très usé ou instable (matelas affaissé, chaise bancale) constitue un manquement à l’obligation de décence, même si chaque ligne du décret est techniquement cochée. Un meuble présent mais dégradé peut être jugé non conforme.
Construire un dossier probant : inventaire, photos et preuves de conformité
Vous avez déjà remarqué que la plupart des modèles d’inventaire se limitent à un tableau avec deux colonnes : « désignation » et « état » ? Ce format minimal pose problème dès qu’un litige arrive devant un juge ou un assureur. Le mot « bon état » ne prouve rien. Une photo datée, si.
L’inventaire détaillé : au-delà de la simple liste
Pour chaque meuble ou équipement, notez la désignation précise (marque et modèle si possible), la quantité, et surtout l’état réel avec des termes descriptifs : « rayure de 5 cm sur le plateau gauche », « tissu d’assise légèrement décoloré ». Évitez les mentions vagues comme « correct » ou « usagé ».
Mentionnez la conformité des équipements sensibles : détecteur de fumée opérationnel, plaques de cuisson conformes aux normes, éclairage fonctionnel dans les pièces humides. Plusieurs tribunaux exigent désormais cette mention pour justifier une retenue sur dépôt en cas de dysfonctionnement contesté.
Le reportage photo et vidéo horodaté
Photographiez chaque pièce et chaque équipement listé. Le plus fiable : une vidéo continue, pièce par pièce, avec commentaire oral décrivant ce que vous filmez. L’horodatage automatique du fichier (métadonnées EXIF) constitue un élément de preuve.
Envoyez ce fichier par courriel au locataire le jour même de l’état des lieux. Cet envoi crée une date certaine et montre que les deux parties ont eu accès aux mêmes images. Un inventaire signé sans photo perd la majorité de sa valeur probante en cas de contestation.
Relier inventaire et état des lieux en un seul dossier
L’état des lieux décrit les murs, sols et plafonds. L’inventaire du mobilier décrit les meubles et équipements. Les deux documents doivent être annexés au bail et signés par les deux parties, à l’entrée comme à la sortie.
La méthode la plus solide consiste à numéroter chaque ligne de l’inventaire et à associer le même numéro aux photos correspondantes. Si le locataire conteste l’état d’une chaise à la sortie, vous pouvez montrer la photo n°14 de l’entrée, avec la description qui va avec. Ce système de correspondance est ce qui transforme un document administratif en preuve recevable.
Bail mobilité, colocation meublée : adapter l’inventaire au format locatif
Pourquoi ce sujet mérite une attention particulière ? Parce que les locations hybrides (bail mobilité, coliving, colocation meublée) multiplient les zones grises. Un espace partagé (cuisine, salon) est utilisé par plusieurs locataires. Si un équipement commun est dégradé, à qui imputer la réparation ?
Les professionnels de la gestion locative recommandent désormais une double liste : mobilier privatif et équipements partagés, avec un état des lieux séparé pour les parties communes. Chaque locataire signe uniquement pour les espaces qu’il occupe et les équipements dont il a la responsabilité.
Pour un bail mobilité, la durée courte (un à dix mois, non renouvelable) rend l’état des lieux de sortie d’autant plus stratégique. Le bailleur n’a pas de dépôt de garantie sur ce type de bail. La seule protection repose sur l’inventaire d’entrée, les photos et la possibilité de se retourner vers le locataire après son départ, ce qui suppose un dossier irréprochable.
Retenue sur dépôt de garantie : ce qu’un juge vérifie en premier
Quand un litige sur le mobilier arrive au tribunal, le juge examine trois éléments dans cet ordre :
- L’inventaire signé à l’entrée, annexé au bail, avec description précise de l’état de chaque équipement
- L’état des lieux de sortie contradictoire, signé par les deux parties ou réalisé par un commissaire de justice en cas de désaccord
- Les preuves complémentaires : photos horodatées, factures d’achat du mobilier, échanges écrits avec le locataire
Sans inventaire d’entrée, le bailleur ne peut quasiment jamais justifier une retenue sur le dépôt de garantie. Le locataire peut affirmer que le meuble était déjà abîmé, et le propriétaire n’a rien pour prouver le contraire.
Les factures d’achat jouent un rôle souvent sous-estimé. Elles permettent d’établir la valeur du mobilier et son ancienneté, deux données que le juge utilise pour calculer la vétusté et le montant légitime d’une retenue. Conservez-les avec le dossier du bail.
Un locataire qui conteste une retenue dispose de trois ans pour agir en justice. Votre dossier doit donc rester accessible et complet pendant toute cette période après la fin du bail. Archivez inventaire, photos et factures dans un dossier numérique par locataire, avec copie de sauvegarde. La rigueur documentaire au moment de l’entrée dans les lieux détermine votre capacité à défendre votre position des années plus tard.
